Comment le fablab LABOBINE a simplifié sa gestion avec Ubikly
Cas client — LABOBINE
Entre les réservations de machines, les formations, les changements d'horaires et la comptabilité, la gestion d'un fablab peut rapidement nécessiter plusieurs outils.
C'était le cas de La Bobine, qui utilisait Fab-Manager pour présenter sa structure et gérer les réservations en ligne, un logiciel dédié à la comptabilité ainsi que des tableaux Excel.
En passant à Ubikly, le fab manager cherchait notamment à regrouper la gestion de son activité et à gagner du temps au quotidien.
Voici son retour d'expérience.
J'ai choisi Ubikly parce qu'il me permet de regrouper la gestion de mon activité sur une seule plateforme. L'interface est simple à utiliser, ce qui me fait gagner du temps au quotidien.
Fablab LABOBINE
LABOBINE en bref
LABOBINE est un fablab de la Communauté de Communes Commentry Montmarault Néris. Ouvert aux particuliers, associations et professionnels du territoire, il donne accès à des machines et outils de fabrication numérique et propose également des formations et ateliers.
Structure : fablab
Solution : Ubikly
Besoins : réservations, planification et comptabilité
Bénéfices constatés : gestion centralisée, simplicité d'utilisation et gain de temps
Avant Ubikly : plusieurs outils pour gérer le fablab
Avant d'adopter Ubikly, LA BOBINE utilisait plusieurs outils pour gérer son activité.
Fab-Manager permettait de présenter la structure et de gérer les réservations en ligne. La comptabilité était réalisée avec un logiciel gratuit, complété par des tableaux Excel.
L'une des difficultés rencontrées par le fablab concernait surtout la gestion des disponibilités. Les horaires changent entre les périodes scolaires et les vacances. Les disponibilités des machines, des espaces et des formations devaient donc être adaptées régulièrement.
La principale difficulté concernait la gestion des disponibilités. Les horaires du fablab varient entre les périodes scolaires et les vacances, ce qui rendait la planification particulièrement chronophage. Je devais recréer les mêmes créneaux à plusieurs reprises, séparément pour les machines, les espaces et les formations.
Fablab LABOBINE
À cela s'ajoutaient les disponibilités pour les formations, elles-mêmes dépendantes de l'emploi du temps du responsable et susceptibles d'évoluer.
À chaque changement, plusieurs créneaux devaient donc être gérés séparément.
Le défi : passer moins de temps à gérer les outils et les disponibilités.
Pourquoi LABOBINE a choisi Ubikly
LA BOBINE cherchait une solution permettant de regrouper la gestion de son activité au même endroit, avec une interface simple à utiliser. La présence d'un module de comptabilité intégré a également compté dans son choix, puisqu'elle permettait d'éviter de passer d'un logiciel à un autre.
La possibilité de gérer la comptabilité au même endroit que les activités du fablab répondait ainsi directement à l'une des difficultés rencontrées auparavant : la multiplication des outils.
J'ai choisi Ubikly parce qu'il me permet de regrouper la gestion de mon activité sur une seule plateforme. L'interface est simple à utiliser, ce qui me fait gagner du temps au quotidien. Le fait d'avoir également un module de comptabilité (création de factures personnalisées selon les articles et autres...) intégré a été un vrai plus, car je n'ai plus besoin de passer d'un logiciel à un autre.
Fablab LABOBINE
Ce qui a changé avec Ubikly
Depuis l'adoption d'Ubikly, LABOBINE constate des améliorations aussi bien dans l'expérience de ses utilisateurs que dans la gestion quotidienne du FabLab.
Des réservations plus simples pour les utilisateurs
Les membres peuvent désormais sélectionner plusieurs créneaux et les valider en une seule opération, sans devoir effectuer chaque réservation séparément. Un parcours plus pratique pour les utilisateurs qui souhaitent réserver plusieurs machines ou créneaux.
Une gestion plus simple au quotidien
Pour LABOBINE, Ubikly simplifie également le travail administratif.
Les activités du FabLab et leur suivi comptable sont réunis dans un même environnement, ce qui évite de passer d'un logiciel à un autre. Associée à une interface simple à utiliser, cette organisation permet au responsable du FabLab de gagner du temps au quotidien.
Les principaux bénéfices constatés par LABOBINE
- Une gestion centralisée : la gestion de l'activité et la comptabilité sont réunies sur une même plateforme.
- Des réservations simplifiées : les utilisateurs peuvent sélectionner plusieurs créneaux, ressources et les valider en une seule opération.
- Un gain de temps au quotidien : une interface simple qui facilite le travail des gestionnaires.
Une équipe disponible quand LABOBINE en a besoin
Le logiciel n'est pas le seul élément mis en avant dans le retour d'expérience de LABOBINE. La réactivité et la disponibilité de l'équipe SLEEDE font également partie des points particulièrement appréciés.
Ce qui m'a le plus marqué, c'est la réactivité de l'équipe. À chaque question ou besoin, j'ai toujours eu des réponses rapides, des personnes à l'écoute et un accompagnement professionnel. C'est rassurant de savoir que l'on peut compter sur une équipe disponible lorsque l'on en a besoin.
Fablab LABOBINE
Le bilan de LABOBINE avec Ubikly
Le retour d'expérience de LABOBINE montre qu'il n'est pas toujours nécessaire d'avoir un très grand fablab pour que la gestion des réservations devienne chronophage.
Lorsque les horaires évoluent régulièrement et que machines, espaces et formations disposent chacun de leurs propres créneaux, les manipulations peuvent rapidement se multiplier.
Avec Ubikly, LABOBINE a pu regrouper la gestion de son activité et sa comptabilité, gagner du temps au quotidien et proposer des réservations plus rapides à ses utilisateurs.
Son témoignage souligne également l'importance de pouvoir compter sur une équipe disponible lorsque des questions se présentent.
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