Pourquoi nous avons créé Ubikly après 12 ans d'expérience avec Fab-Manager

Non, nous ne nous sommes pas levés un matin en nous disant : « Et pourquoi on ne développerait pas un nouveau logiciel ? »

Cette nouvelle aventure n'est pas née du jour au lendemain.

Il y a eu des rencontres, des demandes auxquelles nous ne pouvions pas toujours répondre, quelques frustrations aussi. Et surtout, plus de dix années passées à accompagner des FabLabs, des tiers-lieux et des structures qui partagent des équipements, des espaces et des savoir-faire.

Au fil du temps, une idée a fait son chemin : et si nous pouvions aller plus loin ?

Dix ans d'expérience aux côtés des FabLabs

Depuis plus de dix ans, nous accompagnons les FabLabs dans la gestion de leurs activités avec Fab-Manager, un logiciel open source spécialement conçu pour répondre à leurs besoins.

Pendant toutes ces années, nous avons travaillé avec des structures très différentes : de petits FabLabs associatifs, des collectivités, des établissements d'enseignement ou encore des organisations qui gèrent plusieurs lieux.

Nous avons vu leurs activités évoluer, leurs équipes se professionnaliser et leurs besoins se diversifier.

Fab-Manager a lui aussi évolué au fil des années, grâce aux développements que nous avons réalisés et aux projets soutenus par les structures qui l'utilisent.

Mais certaines demandes devenaient de plus en plus difficiles à satisfaire.

Et nous avons parfois dû répondre à nos clients : « Non, ce n'est pas possible. »

Non pas parce que nous ne souhaitions pas les accompagner, mais parce que certaines évolutions nécessitaient de revoir des choix techniques effectués bien des années auparavant.

Des besoins auxquels nous ne pouvions pas toujours répondre

Plusieurs situations rencontrées avec nos utilisateurs ont nourri notre réflexion.

Cinq FabLabs, cinq instances, mais aucune vision d'ensemble

L'un de nos clients utilisait cinq instances de Fab-Manager pour gérer ses différents lieux.

Chaque instance lui permettait de gérer l'activité de chacun de ses sites, mais l'organisation ne disposait pas d'une vision globale.

Pour suivre l'ensemble de ses FabLabs, il fallait passer d'une plateforme à l'autre et consolider les informations.

Nous nous sommes alors posé une question : pourquoi une organisation qui gère plusieurs lieux devrait-elle multiplier les outils pour suivre l'ensemble de ses activités ?

Un tiers-lieu contraint de choisir entre son FabLab et son coworking

Une autre situation nous a particulièrement marqués.

Nous accompagnions un tiers-lieu qui proposait à la fois une activité FabLab et une importante activité de coworking.

Fab-Manager répondait bien à ses besoins pour la gestion des machines. En revanche, il n'était pas conçu pour couvrir la gestion poussée de ses salles et espaces de travail.

La structure a finalement choisi de nous quitter pour adopter un logiciel spécialisé dans le coworking, quitte à disposer d'une gestion moins adaptée pour gérer ses machines et formations.

Ce départ nous a fait réfléchir.

Les lieux ne rentrent pas toujours dans des cases. Un tiers-lieu peut proposer un FabLab, des espaces de coworking, des salles de réunion, des ateliers et des événements.

Pourquoi devrait-il choisir un logiciel pour son activité principale et multiplier les outils pour gérer le reste ?

Des petites structures qui avaient aussi besoin de visibilité

D'autres clients nous faisaient part d'un besoin différent.

Ils utilisaient Fab-Manager pour gérer leurs réservations, mais souhaitaient également disposer d'un véritable site vitrine pour présenter leur structure, valoriser leurs équipements et faire connaître leurs activités.

Cela signifiait souvent créer et administrer un site supplémentaire.

Lorsqu'on gère un petit lieu, parfois seul ou avec une équipe réduite, on n'a pas forcément le temps ni les compétences techniques pour multiplier les outils.

Nous avons compris que le besoin ne consistait pas toujours à ajouter des fonctionnalités de gestion. Il s'agissait aussi de permettre aux structures de développer leur activité et de mieux la faire connaître.

Et si nous rendions ces lieux plus accessibles ?

Une autre remarque revenait régulièrement dans nos échanges : Fab-Manager était parfois perçu comme un logiciel assez « geek », très ancré dans l'univers des FabLabs et pas toujours évident à appréhender pour le grand public.

Les FabLabs et les tiers-lieux accueillent des publics très variés : des makers expérimentés, mais aussi des étudiants, des professionnels, des associations et des personnes qui découvrent ces espaces pour la première fois.

Nous voulions que cette diversité se retrouve dans l'expérience proposée, qu'une personne puisse découvrir un lieu, comprendre les activités proposées, s'inscrire à une formation ou réserver un équipement sans avoir besoin de connaître le fonctionnement d'un FabLab.

Et que les équipes puissent proposer cette expérience sans devoir accompagner chaque utilisateur dans toutes ses démarches.

Nous ne voulions pas seulement concevoir un nouvel outil de gestion. Nous voulions contribuer à rendre ces lieux plus visibles, plus ouverts et plus accessibles.

Pourquoi ne pas simplement continuer à faire évoluer Fab-Manager ?

C'est évidemment la question que nous nous sommes posée.

Fab-Manager est un logiciel open source, historiquement conçu pour répondre aux besoins spécifiques des FabLabs.

Au fil des années, nous l'avons enrichi avec de nouvelles fonctionnalités, notamment grâce aux développements financés par les structures utilisatrices et aux initiatives collectives, comme les appels à communs.

Continuer à faire évoluer Fab-Manager reste pertinent pour de nombreux besoins. Mais transformer profondément son architecture pour couvrir de nouvelles activités, gérer plusieurs lieux au sein d'une même organisation ou repenser entièrement l'expérience utilisateur représentait un chantier considérable.

C'était un peu comme vouloir construire un immeuble sur les fondations d'une maison : celles-ci remplissent parfaitement leur rôle, mais elles n'ont pas été conçues pour accueillir un bâtiment de cette envergure.

Nous avons alors envisagé une autre approche : repartir de notre expérience pour concevoir un nouveau logiciel, avec une architecture pensée dès le départ pour ces nouveaux usages, sans pour autant bouleverser Fab-Manager et perturber les centaines de structures qui utilisent sa version open source à travers le monde.

Ubikly et Fab-Manager : deux logiciels, deux approches

Alors, pourquoi continuer à proposer Fab-Manager si nous avons développé Ubikly ?

Parce que ces deux logiciels reposent sur des approches différentes et répondent à des besoins qui ne sont pas toujours les mêmes.

Fab-Manager est avant tout un logiciel de gestion spécialisé pour les FabLabs. Il a été conçu pour permettre aux structures de gérer leurs machines, leurs formations, leurs membres et leurs réservations. C'est un logiciel open source qui s'est enrichi au fil des années et qui continue de répondre aux besoins de nombreuses structures, en France comme à l'international.

Avec Ubikly, nous avons voulu aller plus loin : concevoir un véritable outil de gestion opérationnelle, capable de coordonner les ressources et activités d'un même lieu.

• Dans un FabLab ou un tiers-lieu, les machines, les salles, les formations et les événements ne fonctionnent pas indépendamment les uns des autres. Une formation peut mobiliser plusieurs équipements, une activité peut nécessiter une salle et certaines ressources ne sont accessibles qu'aux membres disposant des habilitations nécessaires.
  C'est cette réalité que nous avons voulu prendre en compte avec Ubikly : faire fonctionner ensemble les ressources, les activités et les règles d'accès, pour éviter les conflits de réservation, limiter les manipulations manuelles et alléger le travail des équipes, y compris lorsque plusieurs activités ou plusieurs lieux coexistent.
  Pour découvrir comment cela se traduit concrètement dans la plateforme, vous pouvez explorer les fonctionnalités d'Ubikly →.

• Nous avons également voulu repenser la place du logiciel dans la vie des structures. Ubikly n'est pas uniquement un outil utilisé par les gestionnaires : c'est aussi une vitrine pour leurs activités et un point d'entrée pour leurs publics.
  Chaque structure peut ainsi proposer une expérience personnalisée, adaptée à son identité et à ses utilisateurs, qu'il s'agisse de membres réguliers, de professionnels ou de personnes qui découvrent le lieu.
  

• L'accessibilité numérique fait également partie de nos préoccupations dès la conception, avec l'objectif de répondre aux mieux aus exigences du RGAA et de rendre la plateforme utilisable pour le plus grand nombre.

Mais sur un point, nous n'avons rien voulu changer : l'ADN de SLEEDE.

Depuis nos débuts, nous accordons une importance particulière à la facilité de prise en main de nos solutions. La richesse fonctionnelle d'un logiciel ne doit pas se faire au détriment de sa simplicité d'utilisation. C'est cette même exigence que nous avons conservé avec Ubikly, tout en élargissant son périmètre.

Fab-Manager et Ubikly poursuivent deux approches complémentaires : l'une spécialisée dans la gestion des FabLabs, l'autre pensée pour accompagner des organisations aux activités multiples, avec une gestion plus intégrée et davantage d'automatisation. Notre objectif est que chaque lieu puisse disposer de la solution qui correspond le mieux à son organisation, à ses usages et à ses projets.

Une nouvelle aventure, toujours avec la même envie

Ubikly est né de toutes ces années d'expérience, de rencontres et de discussions avec nos utilisateurs mais aussi autour de deux convictions :

• Les personnes qui animent ces lieux ont autre chose à faire que de passer leurs journées à jongler entre plusieurs logiciels. Elles ont des projets à développer, des publics à accueillir, des formations à organiser et des savoir-faire à transmettre.
• Et ces lieux méritent d'être davantage visibles et accessibles. Parce qu'une réservation compliquée peut suffire à décourager un futur membre, nous voulons faciliter l'accès à leurs activités, de la découverte du lieu jusqu'à la réservation.

Avec Ubikly, nous voulons leur donner les moyens de développer leur activité, sans qu'elles aient à passer des semaines à paramétrer un logiciel trop complexe pour leurs besoins. Et surtout, sans qu'elles aient à se demander vers qui se tourner en cas de questions ou de difficultés. Parce qu'au-delà du logiciel, il y a aussi une équipe pour les accompagner.